Salah satu hal terpenting yang wajib anda perhatikan ketika membuka toko online adalah harus memahami bagaimana cara manajemen stok barang. Guna mendukung kegiatan operasional bisnis, pemilik usaha tentunya sudah mengeluarkan modal untuk persediaan barang.
Jika pemilik bisnis tidak mampu mengatur stok barang dengan baik, imbasnya dapat menghambat proses cash flow. Terlalu lama menyimpan produk bisa menghabiskan lebih bayak ruang, membuat produk mudah cacat, rusak, hingga memicu resiko pencurian.
Dari sinilah petingnya memahami bagaimana cara manajemen stok barang supaya tidak mengganggu operasional bisnis yang akhirnya dapat mengecewakan para pelanggan.
Baca Juga: 20 Ide Bisnis Rumahan untuk Pria yang Mudah Dijalankan
Cara Manajemen Stok Barang
Untuk membantu mengelola inventaris bisnis lebih mudah, ada beberapa langkah yang bisa dilakukan dalam manajemen persediaan barang, berikut ini :
1. Tentukan Jumlah Minimum Persediaan Barang
Menentukan batas minimum stok barang merupakan hal terpenting dalam cara manajemen stok barang. Hal ini bisa mempermudah bisnis dalam mengatur inventaris.
Selain itu, bisa juga mengetahui waktu yang ideal dalam manajemen stok barang untuk tetap menjaga persediaan barang. Jumlah stok barang minimum bisa anda tentukan dari seberapa cepat barang tersebut terjual, serta seberapa lama barang tersebut bisa diperoleh kembali dari supplier.
Lakukan pengawasan terhadap jumlah persediaan barang dengan teratur, agar dapat mengisi stok ulang saat perusahaan membutuhkannya di waktu yang tepat.
2. Membuat Laporan Informasi Produk Lengkap
Selanjutnya buat laporan terkait informasi setiap produk dengan lengkap. Beberapa informasi tersebut antara lain mencakup pemasok, nomor lot, negara asal, barcode dan SKU. Selain itu, bisa juga dengan melengkapi biaya setiap item produk.
Hal tersebut memungkinkan anda dapat mengetahui jumlah modal yang wajib dikeluarkan untuk membeli produk setiap waktu. Sehingga, anda dapat mengetahui beberapa faktor yang berpengaruh terhadap perubahan biaya produk.
3. Dahulukan untuk Mengeluarkan Stok Produk Lama
Langkah berikutnya adalah harus mendahulukan stok produk yang lama. Metode ini umumnya bernama First in First Out atau FIFO. Pengertian FIFO adalah harus mengutamakan produk terlama yang harus anda jual lebih dulu.
Selain itu, ada pula metode First Expired First Out atau FEFO, yang mendahulukan produk yang memiliki batas kadaluwarsa paling dekat terlebih dahulu untuk dijual. Biasanya FEFO cocok untuk obat-obatan dan produk makanan.
Melalui sistem FEFO dan FIFO, arus keluar dan masuk produk anda bisa lebih teratur, dapat membantu mengoptimalkan arus persediaan dan menekan pemborosan barang yang bisa membantu meningkatkan penghasilan.
4. Manfaatkan Sistem Inventaris Otomatis
Aplikasikan sistem inventaris secara otomatis dengan tujuan agar tidak terjadi kesalahan dalam inventaris. Hindari mengelola inventaris melalui spreadsheet atau di buku.
Untuk bisnis berskala kecil, mungkin saja hal tersebut membantu. Akan tetapi, untuk usaha berskala besar tidak ada salahnya menginvestasikan modal yang dimiliki dengan software manajemen stok barang yang sudah terintegrasi.
Hal ini karena mengelola stok persediaan barang manual bisa membutuhkan banyak tenaga dan waktu. Selain itu, sistem ini bukan hanya membantu mengoptimalkan persediaan barang saja, melainkan membuat perusahaan bisa mengestimasikan keperluan inventaris, melacak status pengiriman, memantau stok, menilai inventaris dan lainnya.
Sehingga manajemen persediaan barang bagi bisnis dapat perusahaan lakukan secara lebih cepat, akurat dan mudah.
5. Mengecek Barang yang Akan Disimpan
Mengecek barang terlebih dahulu sebelum disimpan bertujuan untuk menyaring kualitas yang dimiliki oleh barang tersebut. Bisa saja, ada beberapa barang yang tidak sesuai atau cacat.
Ketika ada barang yang cacat atau rusak, pisahkan dari barang yang bagus atau beri tanda. Sebaiknya jangan menjual barang cacat ke pelanggan untuk tetap menjaga kredibilitas bisnis.
6. Pakai Analisis ABC
Ketika mengelola persediaan barang, bisa juga memakai analisis ABC. Cukup dengan cara mengecek daftar produk, lalu membaginya ke dalam 3 kategori :
- A : Khusus untuk produk yang bernilai tinggi, dan mempunyai tingkat penjualan yang rendah.
- B : Berlaku bagi produk menengah dan mempunyai tingkat penjualan yang menengah.
- C : Produk yang bernilai rendah, mempunyai tingkat penjualan yang tinggi.
Pada produk untuk kategori A harus mendapat perhatian rutin sebab efek finansialnya besar walaupun kita tidak bisa memprediksikan tingkat penjualan.
Sementara itu, produk untuk kategori C kurang diperhatikan, sebab mempunyai dampak keuntungan lebhi kecil walaupun tingkat penjualannya tinggi.
Adapun barang-barang yang ada di kategori B terletak pada keduanya.
7. Mengelola Rantai Pasokan
Cara manajemen stok barang secara efisien selanjutnya yaitu dengan menerapkan pengelolaan terhadap rantai pasokan. Manajemen supply chain ini merupakan metode yang dapat mengoptimalkan sekaligus dapat memantau hubungan bisnis dengan pihak supplier, mitra dropship atau lainnya yang juga ikut terlibat dalam bisnis.
Anda harus memperhatikan waktu untuk tunggu ketika memulai proses pemesanan bersama mitra supply chain, serta saat tindakan selesai.
Jika ada kendala, seperti pada proses produksi, pengiriman atau penerimaan, silakan hubungi mitra untuk mengatasi kendala tersebut. Apabila manajemen ini sudah dilakukan dengan maksimal, anda dapat mengelola stok barang dengan lebih mudah lagi.
8. Melakukan Audit Persediaan Barang dengan Berkala
Jika sudah menerapkan langkah-langkah di atas, maka penting untuk selalu melakukan audit persediaan barang dengan cara rutin.
Anda dapat mengatur audit ini sesuai kebijakan perusahaan, baik audit harian, mingguan, maupun bulanan, bahkan tidak jarang ada yang melakukan audit tahunan.
Dengan semakin sering audit persediaan barang dilakukan, maka perusahaan akan semakin memperkecil risiko terjadinya kesalahan dalam melakukan manajemen inventaris.
Walaupun sudah memanfaatkan sistem inventaris secara otomatis serta sudah terintegrasi, namun audit tetap harus dilakukan. Metode ini bisa membantu anda untuk megecek apakah laporan sistem inventaris sudah sesuai fakta di lapangan ataukah belum.
9. Meminimalisir Masalah
Apabila mengirimkan barang yang salah ke customer atau pelanggan, dengan mengirimkan barang yang lain, sebaiknya pastikan untuk mengubah stok produk tertentu yang relevan.
Mungkin terlihat mudah untuk anda lakukan, namun hal tersebut bisa terabaikan ketika bisnis sedang sibuk. Maka dari itu, pilih sistem manajemen stok barang otomatis yang bisa menghasilkan pemeriksaan persediaan barang dengan cara realtime.
Selain itu, sistem manajemen otomatis juga bisa menekan terjadinya kesalahan dalam pemesanan barang. Namun pilihlah perangkat lunak yang sesuai dengan bisnis anda serta modal yang dimiliki.
Kesimpulan
Manajemen persediaan stok barang bagi retailer sebenarnya tidak mudah untuk anda lakukan. Maka dari itu, sangat penting untuk menciptakan sistem manajemen stok yang telah terintegrasi supaya dapat terhdar dari risiko penyimpanan produk atau barang terlalu banyak, terlalu lama maupun terlalu sedikit.
Melakukan monitoring dan manajemen persediaan barang adalah hal terpenting bagi usaha dagang atau retailer. Jadi, jangan sampai ada kesalahan input persediaan barang yang justru bisa mengakibatkan terjadinya kerugian kepada perusahaan.
Dengan menerapkan 9 cara manajemen stok barang secara efektif di atas, anda dapat meminimalisir risiko kesalahan sekaligus bisa membantu bisnis dapat berkembang dengan cepat.
